弁護士法人デイライト法律事務所 パートナー弁護士
プライバシーポリシーとは、会社がお客様などの個人情報をどのように取り扱うのか、という方針をまとめたルールのことです。
ネットショッピングやアプリの利用時に「同意する」ボタンを押すまでの間に含まれていることが一般的です。
現代のビジネスにおいて、個人情報を守ることは法律上の義務であるだけでなく、お客さまとの信頼関係を築くための最も重要な「約束」といえます。
この記事では、プライバシーポリシーの基本的な意味から、作成時の注意点、具体的な記載例まで、弁護士が分かりやすく解説します。
プライバシーポリシー（個人情報保護方針）とは？
プライバシーポリシーとは、一言で言えば「会社が個人情報を扱う際の約束・方針」です。
皆さんが普段、スマートフォンでアプリをインストールしたり、ネットショッピングで買い物をしたりする際、長い文章が表示されて「同意する」というボタンを押した経験があるはずです。
その際に同意するものの中に、プライバシーポリシーが含まれることが多いです。
また、会社のウェブサイトでプライバシーポリシーが公表され、誰でも閲覧できる状態におかれていることが多いです。
プライバシーポリシーの意味
プライバシーポリシーは、「個人情報保護法（こじんじょうほうほごほう）」という法律に基づいて、会社が守るべき義務を具体的に説明する書類です。
この法律は、個人の権利や利益を守るために、情報の取り扱い方を厳しく定めています。
具体的には、以下のような内容が記載されます。
- どのような情報を取得するのか（例：氏名、住所、電話番号、クッキー情報など）
- 取得した情報を何のために使うのか（例：商品の発送、メールマガジンの配信、広告の分析など）
- 情報をどのように管理して守るのか（例：セキュリティ対策、従業員の教育、漏えい防止策など）
- 外部の会社に情報を渡すことはあるのか（例：配送業者への委託や、提携先への提供など）
- お客様自身が「自分の情報を確認したい、消してほしい」と言ったときにどう対応するか（例：開示、訂正、利用停止の窓口案内など）
最近では、単に文字を並べるだけでなく、お客様が読みやすいように図解を入れたり、平易な言葉で書く「分かりやすいプライバシーポリシー」の作成も推奨されています。
プライバシーポリシーの英語
プライバシーポリシーを英語にすると、そのまま「Privacy Policy」と表記されます。
| 英単語 | 意味 |
|---|---|
| Privacy | プライバシー、私的な、内密の |
| Policy | 方針 |
つまり、プライバシーに関する方針という意味になります。
この「プライバシーポリシー」という言葉自体が、もともと海外から入ってきた概念です。
海外のサイトでは、「Privacy Statement（プライバシーステートメント）」や「Notice of Privacy Practices（プライバシー慣行に関する通知）」と表現されることもあります。
プライバシーポリシーと利用規約の違い
プライバシーポリシーと混同されがちなのが「利用規約」です。
どちらもサービスを利用する前に確認するものですが、その性質は大きく異なります。
一言でいうと、利用規約は「サービス利用全般の契約書」であり、プライバシーポリシーは「個人情報の扱いに特化した方針」です。
表の形で、違いを整理しました。
| 項目 | 利用規約 | プライバシーポリシー |
|---|---|---|
| 主な目的 | サービスの利用ルールを定め、会社とお客様のトラブルを防ぐ | 個人情報の取り扱い方を明らかにし、プライバシーを守る |
| 主な内容 | 料金、禁止事項、損害賠償、サービスの停止条件など | 利用目的、第三者提供、安全管理措置、開示請求など |
| 法的性質 | 会社とお客様の間の「契約」としての性格が強い | 法律に基づく「公表・説明」の性格が強い |
| 補足 | 契約なので、原則として同意が必要 | 公表だけで良い部分と同意が必要な部分が混在 |
利用規約は、契約書の代わりとなって、取引やサービス内容全体についてルールを定めています。
例えば、「代金を支払わない場合はサービスを止めます」「他人に迷惑をかける投稿は禁止です」といった内容が書かれます。
これに対してプライバシーポリシーは、「あなたのプライベートな情報をこう扱います」という説明に特化しています。
例えば、利用規約の中に「個人情報の扱いは別紙のプライバシーポリシーに従います」と記載し、セットで運用することが一般的です。
プライバシーポリシーの目的
プライバシーポリシーが作成される最大の目的は、法律、つまり「個人情報保護法」を守るためです。
この法律の中には、単に「ホームページで公表しておけばOK」という事項もあれば、「あらかじめ本人の同意をしっかり取らなければダメ」という事項も存在します。
会社によっては、プライバシーポリシーを公表するだけで終わっていることもありますし、内容についてお客様の同意を必ず取得している会社もあります。
どちらが正しいというわけではなく、その会社が「どのような情報を」「どのように使うか」によって、法的に必要な手続きが変わってきます。
以下で、詳しく解説します。
目的①：個人情報保護法上の「公表」のため
個人情報保護法では、会社が情報を手に入れる際、その使い道（利用目的）をできるだけ具体的に特定しなければならないと定められています（個人情報保護法第17条1項）。
そして、その特定した目的を、あらかじめ公表しておくか、情報を取得した後に速やかに本人に伝えなければなりません（個人情報保護法第21条1項）。
プライバシーポリシーに「商品の発送に使います」「新商品の案内のために使います」と書くことで、会社はこの「公表義務」を果たしていることになります。
もしこの公表を怠っていると、お客様は「自分の情報が何に使われるか分からない」という状態になり、法律違反として是正勧告などの対象になるリスクがあります。
（利用目的の特定）
第十七条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
（取得に際しての利用目的の通知等）
第二十一条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
目的②：重要な事項への「同意」を取得するため
次に、公表だけでは足りず、お客様の「同意」が必要な場面について解説します。
代表的なのが、個人情報を自社以外の第三者に渡す「第三者提供」を行う場合です。
例えば、「提携している他社の広告を表示するために、あなたの購入履歴をその会社に渡します」といったケースがこれにあたります。
このような重要な情報の移動については、法律上、あらかじめ本人の同意を得ることが原則として義務付けられています（個人情報保護法第27条1項柱書）。
プライバシーポリシーの中に第三者提供に関する条項を盛り込み、サービス利用時に「同意する」というボタンを押してもらうことで、会社は法的に有効な同意を得たことになります。
第二十七条 個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
ここまで見た通り、プライバシーポリシーは目的①「公表事項」と目的②「同意事項」が混ざり合った、非常にハイブリッドな文書であることが多いです。
もしプライバシーポリシーを作成される立場の方であれば、自社が「公表だけで済むこと」をしているのか、それとも「同意まで必要なこと」をしているのかを正確に把握することが大事になります。
目的③：透明性を高め、社会的信頼を得るため
法律を守ることは最低限の義務ですが、プライバシーポリシーには「お客様を安心させる」という大きな目的もあります。
今の時代、消費者は自分のデータがどのように扱われるかに非常に敏感です。
例えば、以前大きな社会問題となった「リクナビ」の内定辞退率予測の事例では、学生への説明や同意の取り方が不十分であったとして、厳しい行政指導を受け、社会的な信頼を大きく損ないました。
参考：「パーソナルデータ指針」制定のお知らせ｜株式会社リクルート
このような事例を教訓に、多くの会社が「自分たちは法律を文字通り守るだけでなく、お客様のプライバシーを尊重しています」という姿勢を示すためにプライバシーポリシーを充実させています。
プライバシーポリシーは義務なの？
「うちのような小さな会社や、個人事業主でも、プライバシーポリシーを作る義務はあるの？」という質問をいただくことがあります。
結論から申し上げますと、ほとんどすべての会社や事業主にとって、プライバシーポリシーの作成（またはそれに代わる公表措置）は義務である、といえます。
かつては、持っている個人情報の数が5000人分以下の小さな会社（小規模取扱事業者）は、法律の対象外とされていた時期もありました。
しかし、2017年の法改正により、現在では取り扱う情報の数に関わらず、すべての会社が個人情報保護法のルールを守らなければならなくなりました。
したがって、お客様の氏名やメールアドレスを一つでも預かっている以上、どの会社も法律を無視することはできません。
もし作成しなかったらどうなるのか
プライバシーポリシーを適切に用意していない場合、以下のようなリスクが具体的に発生します。
①個人情報保護委員会からの指導・勧告
法律違反として調査が入り、改善するように命令が出されます。これに従わないと、社名が公表されたり、罰金が科せられたりすることがあります。
②お客様からの信頼失墜・炎上
「この会社は情報を勝手に使っている」という不満がSNSなどで拡散されれば、一気にブランドイメージが崩れます。
③ビジネスチャンスの喪失
大企業との取引審査（コンプライアンスチェック）に通らなくなり、契約のチャンスを逃してしまいかねません。
プライバシーポリシーの記載例をひな形で紹介
プライバシーポリシーをゼロから作るのは、法律の専門家でない限り容易ではありません。
そこで、どのような会社でも共通して必要となる基本的な項目を盛り込んだ「ひな形」を用意しました。
どなたでも個人情報の入力不要でご覧いただけます。
ただし、冒頭でも触れた通り、個人情報保護法には「公表だけで良い項目」と「同意が必要な項目」が混在しています。
自社が第三者に情報を渡すのか、海外のサーバーを使うのか、といった実態に合わせて内容を調整することが不可欠です。
この記載例をベースに、弁護士などの専門家のチェックを受けながら、自社専用のルールに仕上げていただくようお願いします。
プライバシーポリシーの重要条項解説
ひな形をもとにして、プライバシーポリシーの重要条項を具体的に見ていきましょう。
1. 事業者情報（第1条）
プライバシーポリシーでは事業者（会社など）の情報を明記する必要があります。
事業者情報の中でも忘れがちなのが、「代表者氏名」です。
2022年の改正個人情報保護法により、代表者の氏名を公表することが義務付けられました（法32条1項1号）。
これは、「誰が責任を持って情報を管理しているのか」を明確にすることを求めているためです。古いひな型を使っていると漏れやすいポイントなので、必ず最新の状態に更新しましょう。
2. 利用目的（第3条）
個人情報保護法第17条および21条に対応する条項です。
ひな形の記載を参考に、自社の利用目的を盛り込んでください。
「事業活動のため」といった抽象的な表現はNGです。
「商品の発送」「広告の分析」など、ユーザーが「自分の情報がどう使われるか」を予見できるレベルまで具体化する必要があります。
3. 第三者提供（第4条）
法第27条では、第三者に情報を渡す際、原則として「事前の同意」が必要です。
ビジネススキームをよく検討いただいて、取得した個人情報をどの場面で誰に第三者提供する可能性があるか、慎重に検討して作成するようにしましょう。
4. 安全管理措置（第5条）
2022年改正により、会社が講じている「安全管理措置（どう守っているか）」も公表が必要になりました。
実務上は、「窓口に問い合わせてくれたら、詳細を回答しますよ」という一文を入れることで、セキュリティを担保しつつ、法律上の公表義務を果たすことも多いため、ひな形ではこのように記載しています。
プライバシーポリシーを作成するメリットとは？
プライバシーポリシーを作成することには、会社にとって「攻め」と「守り」のメリットがあります。
具体的にどのようなメリットがあるのかを、3つの視点から整理しました。
社会的信頼とブランドイメージの向上
最大のメリットは、お客様からの「この会社はちゃんとしている」という信頼感を得られることです。
今の時代、消費者は非常に賢くなっており、怪しいサービスや、情報の扱いが不透明な会社には自分のデータを渡そうとしません。
Webサイトの目立つ場所に、分かりやすく整えられたプライバシーポリシーがあるだけで、会社としての誠実さをアピールできます。
特に、新しいサービスを立ち上げるスタートアップ企業にとっては、大手の取引先や銀行からの信用を得るために、プライバシーポリシーの整備は必須のステップと言えます。
法的トラブルの回避とリスク管理
2つ目のメリットは、法的な「守り」を固められることです。
プライバシーポリシーを作って公表や同意取得すること自体が、法律を守るために欠かせないのは前述の通りです。
さらに、万が一、情報の漏えいや誤利用などのトラブルが起きてしまった際、プライバシーポリシーに「どのように情報を管理していたか」「どのような目的で使っていたか」が明記されていれば、会社がやるべきことをやっていたという一つの説得材料になります。
もしポリシーがなければ、「そもそもルールすら作っていなかった」と判断され、より重い責任（重過失など）を問われることになりかねません。
契約交渉や他社連携をスムーズにする
3つ目のメリットは、他の会社とのビジネス（BtoB）が円滑に進むことです。
他社と共同でプロジェクトを行ったり、システムを連携させたりする場合、相手の会社から「個人情報の管理体制」についてチェックされることは少なくありません。
特に、上場企業や公的機関、あるいは海外企業と取引をしたいと考えている場合、プライバシーポリシーがないことは致命的な欠点になりえます。
プライバシーポリシーの4つのポイント
続いて、プライバシーポリシーを作成する際のポイントを、4つご紹介します。
ポイント1：利用目的を「具体的」かつ「漏れなく」書く
1つ目のポイントは、個人情報を何に使うのかを、お客様がイメージできる言葉で書くことです。
個人情報保護法第17条は、利用目的を「できる限り特定しなければならない」と定めています。
よくある「当社の事業活動全般のため」という書き方は、特定しているとは言えず、法律違反とされる可能性があります。
「お客様に最適な商品をお勧めするための広告配信に使います」や「お問い合わせへの回答および本人確認のために使います」といった、具体的なシーンを想定して記載しましょう。
また、後から新しい目的を追加するのは手続きが大変なため、将来的に想定される使い道も、今のうちから盛り込んでおく方が効率的でしょう。
ただし、全く関係のない目的を際限なく書くのは、お客様の不信感を招くので禁物です。
ポイント2：第三者提供と、委託・共同利用を正確に区別する
2つ目のポイントは、情報の「渡し方」を法的に正しく分類することです。
「第三者提供」は、自社以外の会社に情報を渡して、その会社が自分の目的で使えるようにすることです。これには原則として、お客様の「あらかじめの同意」が必要です。
一方で、配送を業者に頼んだり、データをクラウドサーバーに保存したりするのは「委託」（個人情報の預託）と呼ばれます。
委託の場合は、利用目的の範囲内であれば、改めて個別の同意を取る必要はありません（個人情報保護法第27条第5項第1号）。
この2つを混同して、「全てに同意が必要」と書いてしまうと使い勝手が悪くなりますし、逆に「同意なしで全部渡せる」と勘違いすると大きな法律違反になります。
また、グループ会社間等で情報を共有する「共同利用」という形態もあり、これも事前の同意なしで行えますが、特定の事項をあらかじめ公表しておく必要があります。
自社のデータの流れを整理し、どこまでが委託や共同利用で、どこからが提供なのかを弁護士などの専門家と確認することが非常に重要です。
ポイント3：外国にある第三者への提供に注意する
3つ目のポイントは、情報の「国境」を意識することです。
もし、海外のクラウドサービス（AWSやGoogle Cloudなど）を使っていたり、海外のグループ会社にデータを送ったりする場合、特別なルールが適用されます。
個人情報保護法第28条により、外国にある第三者に情報を提供する場合、原則として、「外国にあることについての同意」を得る必要があります。
この際、単に「海外に渡します」と書くだけでは不十分で、一定の情報提供が義務付けられています。
自社が利用しているITツールや委託先が、どこの国のサーバーを使っているのかを今一度確認し、必要な記載をポリシーに盛り込みましょう。
ポイント4：読みやすさとアクセスのしやすさ
4つ目のポイントは、常に「お客様の目線」に立つことです。
プライバシーポリシーは、作って終わりではありません。Webサイトのトップページから1〜2クリックで辿り着ける場所にリンクを置くことが推奨されています。
また、文字が細かすぎたり、難解な法律用語ばかりだったりすると、お客様は読む気をなくしてしまいます。
最近では、重要なポイントだけをまとめた「サマリー（要約）」を冒頭に置いたり、箇条書きを活用したりして、誰にでも分かりやすく伝える工夫が評価されています。
プライバシーポリシーの相談窓口
プライバシーポリシーの作成や、今の内容で本当に法律を守れているのか不安になったときの相談窓口を紹介します。
専門の窓口を活用することで、法的なリスクを最小限に抑えつつ、お客様からの信頼を最大限に高めることができます。
企業法務に強い弁護士
弁護士への相談を活用いただくことが一般的です。
特に、単なる弁護士ではなく「企業法務」や「IT・情報セキュリティ」に詳しい弁護士を選ぶことも大切です。
弁護士は、あなたの会社のビジネスモデルを深く理解した上で、法律の網をかいくぐるのではなく、正攻法で守りを固めるアドバイスをしてくれるはずです。
また、万が一お客様からクレームが来たり、漏えい事故が起きてしまったりした際にも、すぐに対応を任せられるという大きな安心感があります。
個人情報保護委員会や行政機関
国が設置している「個人情報保護委員会」も、重要な情報源であり相談先です。
この委員会は、個人情報保護法が正しく運用されるように監督している公的な機関で、Webサイト上で膨大なFAQやガイドラインを公開しています。
また、事業者向けの「個人情報保護法 質問ダイヤル」という電話相談窓口も設置されています。
「この新しいサービスは法律に触れないか？」「こういう記載は法律上認められるか？」といった一般的な疑問について、無料で回答を得ることができます。
ただし、個別の会社のプライバシーポリシーそのものを添削してくれたり、トラブルの際の交渉を代行してくれたりするわけではありません。
あくまで「法律の正しい解釈」を知り、自社の方向性を確認するための場所として活用するのが良いでしょう。
業界団体や商工会議所
自社が属している業界の団体（例えば、広告、医療、不動産、人材派遣など）も、有力な相談先になります。
それぞれの業界には、特有の情報の扱い方やルール（自主規制）がある場合が多いからです。
業界団体が作成した「プライバシーポリシーの指針」や「モデル条項」は、その業界の実情に即しているため、非常に参考になります。
また、地元の商工会議所などでも、専門家による無料相談会を実施していることがあります。
まずは身近なところで情報を集めたい、という場合にはこうした窓口からスタートしてみるのも一つの手です。
プライバシーポリシーについてのQ&A
最後に、プライバシーポリシーについて、よくある質問をまとめました。
プライバシーポリシーに同意するとどうなる？
プライバシーポリシーに同意するということは、一言でいえば「会社が示した情報の取り扱いルールに、あなたが納得して許可を与えた」という状態になることを意味します。具体的に同意した後に起こることは、主に以下の通りです。
- 情報の利用がスタートする
会社は、ポリシーに書かれた目的（例：商品の発送、サービス向上、広告表示など）のために、あなたの情報を使い始めることができるようになります。 - 第三者への提供が認められる
もしポリシーに「広告会社に情報を渡します」と書いてあり、それに同意したなら、あなたの情報がその会社に渡ることを法的に認めたことになります。 - トラブル時の判断基準になる
万が一、情報の扱いで不満が出た際、「同意したポリシーにこう書いてありますよね」という点が判断の基準になります。
ただし、一度同意したからといって、会社が何をしてもいいわけではありません。
同意した後でも、あなたは「やっぱり情報の利用を止めてほしい」「登録した内容を消してほしい」と要求する権利（利用停止権など）を持っています。
同意ボタンを押す際は、つい読み飛ばしてしまいがちですが、「自分の情報がどこまで、誰に渡るのか」という点だけでもチェックする癖をつけると安心です。
プライバシーポリシーはなくても大丈夫？
結論から言うと、現在の日本でビジネスを行う以上、プライバシーポリシー（またはそれに代わる公表事項）がない状態は危険で、法律違反になる可能性が高いです。個人情報保護法は、現代でビジネスを行うほとんどの会社に適用されるといっていいでしょう。
そのため、プライバシーポリシーを掲示していないと、以下のような深刻なデメリットが発生します。
LINEのプライバシーポリシーの同意はどこから？
多くの日本人が利用しているLINEですが、定期的にプライバシーポリシーが更新され、同意を求められることがあります。LINEのプライバシーポリシーに関する設定や確認は、以下の手順で行うことができます。
①LINEアプリを開き、「ホーム」タブから、右上の「設定（歯車マーク）」をタップします。
②「プライバシー管理」を選択します。
③その中の「情報の提供」や「広告設定」を確認します。
特に2023年には、LINEとヤフーが統合したことに伴い、新しいプライバシーポリシーへの同意が必要になりました。
この際、同意をしないとアプリの一部機能が使えなくなるなどの影響がありました。
会社としてLINE公式アカウントなどを運用している場合は、自社のポリシーだけでなく、プラットフォーム側のルール変更にも敏感になっておく必要があります。
Googleのプライバシー設定はどこですか？
Googleは、私たちの検索履歴や位置情報など、非常に多くの情報を扱っています。そのため、プライバシー設定も非常に細かく、どこで管理すればいいか迷うことがよくあります。
Googleのプライバシー設定は、以下の「Googleアカウント」のページから一括して管理できます。
①Googleのトップページ右上のアイコン（自分のイニシャルのアルファベットなどのアイコン）から「Googleアカウントを管理」をクリックします。
②左側のメニューから「データとプライバシー」を選択します。
③ここから「ウェブとアプリのアクティビティ」などのオン・オフを切り替えられます。
まとめ
今回は、プライバシーポリシーの基本的な意味、作成の目的、具体的な記載例、そして運用のポイントまで幅広く解説しました。
自社のビジネスの実態に合わせたポリシーを作成することは、企業の安定した成長に欠かせないプロセスです。
ぜひ、この記事をきっかけに、自社のプライバシーポリシーが今の法律やビジネスの実態に合っているか、お客様に安心感を与えられる内容になっているかを見直してみてください。
プライバシーポリシーの作成や修正、あるいは個人情報の取り扱いに関するトラブルでお悩みのことがございましたら、どうぞお一人で抱え込まず、私たちデイライト法律事務所にご相談ください。
貴社のビジネスが、法的な不安なく円滑に進むよう、専門家の立場から全力でサポートいたします。
個人情報保護法への対応はもちろん、その他企業法務全般について、お気軽にお問い合わせください。
LINEや電話相談を活用した全国対応も行っていますので、どうぞお気軽にご連絡ください。
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